Wiedersehen in Würzburg
Gute Vorbereitung hinter den Kulissen trägt zum Gelingen der Synode bei
01. Mai 2009
Till Pinnow mag Herausforderungen. Wenn es kniffelig wird, lebt der Veranstaltungstechniker des MARITIM-Hotels in Würzburg sichtlich auf. Während der Synodentagung sorgt er dafür, dass die Ton- und Bildübertragung im Plenarsaal funktioniert, dass alle Büros Telefone, Fax und Internet haben. „Die vielen Journalisten machen es spannend“, sagt der 31-Jährige. „Die müssen gut arbeiten können, da müssen alle Signale sauber ankommen.“ Standardlösungen gibt es dabei nicht. „Ich muss immer wieder ein bisschen ausprobieren bis ich merke: Ja, so könnte es gehen.“ Auch der Austausch mit dem IT-Experten aus dem EKD-Kirchenamt läuft störungsfrei. Bei der ersten Begegnung reichte ein: „Ich bin Heiko“ – „Ich bin Till“, und dann ging es nur noch um Router, Server und Switche.
Seit drei Jahren ist Pinnow im Würzburger Tagungshotel und Congress Centrum tätig. Es sei schwierig Veranstaltungen zu vergleichen, jede sei in gewisser Weise eine Welt für sich. Aber bei der Synodentagung ist ihm doch etwas aufgefallen: „Der Umgang miteinander ist so freundlich – es gibt eigentlich nie ein lautes Wort, obwohl doch alle richtig viel zu tun haben und unter einer gewissen Anspannung stehen.“
Ein Eindruck, den Jörg Bacher, Direktor des MARITIM-Hotels, nicht nur für die fleißigen Helfer des Synodenteams hinter den Kulissen, sondern auch für die Tagungsteilnehmer bestätigt. „Es gibt ja unterschiedliche Kategorien von Gästen. Da ist zum Beispiel der Businessgast, der unter Stress steht und wenig Zeit hat, schon gar nicht für ein ruhiges Gespräch am Rande. Oder es gibt die Stammgäste, mit denen einen langjährige Beziehungen verbinden.“ Die Synodalen sind für ihn eine ganz besondere Kategorie. „Sie strahlen eine gewisse Ruhe aus, sie scheinen genau zu wissen, was sie erwartet. Die meisten sieht man mit einem zufriedenen Lächeln.“ Damit das so bleibt, ist Bacher eines wichtig: „Wann immer Sie irgendeine Frage oder ein Problem haben – melden Sie sich sofort bei mir oder einem meiner Mitarbeiter. Wir finden eine Lösung.“
Die Vorbereitungen zu den Synodaltagungen laufen im Grunde das ganze Jahr hindurch: Nach der Synode ist vor der Synode – jedenfalls für die Mitarbeitenden der Geschäftsstelle der Synoden im Kirchenamt der EKD. Bacher hat diese Planungen als sehr angenehm erlebt. „Natürlich haben wir auch bei anderen Veranstaltungen intensive Vorbereitungen. Aber bei der evangelischen Kirche hält der persönliche Kontakt auch über das Jahr.“ Entstanden sind diese Kontakte, als die Synode der EKD im Jahr 2006 in Würzburg zu Gast war. Damals war – trotz langfristiger Planung der Tagungsorte – überhaupt nicht daran gedacht, dass die Synode so schnell nach Franken zurück kehren würde. „Ich erinnere mich noch genau“, schmunzelt Bacher. „Beim Abschied sagten die Herren von der EKD: Herr Bacher, wir sehen uns auf Jahre nicht wieder. Und dann kam irgendwann der Anruf, ob wir im Frühjahr 2009 Kapazitäten frei hätten. Ich habe mich gefreut.“
Einen wesentlichen Anteil an der entspannten Stimmung hinter den Kulissen hat Andreas Havlik. Er ist als Veranstaltungsleiter das Bindeglied zwischen Tagungshotel und dem Organisationsteam der EKD. Schon bei der Synode 2006 war Havlik zum „Teammitglied ehrenhalber“ erkoren worden. Inzwischen kennt er sich mit den Strukturen der evangelischen Kirche so gut aus, dass er besorgt nach Randsitzungen fragt, die er auf dem Ablaufplan vermisst.
Auch für Max Füller ist es ein Wiedersehen mit alten Bekannten. Der 24jährige Hotelfachmann war auch bei der Tagung im November 2006 im Einsatz - mit strahlendem Lächeln zu jeder Tages- und Nachtzeit. Er hatte damals schon recherchiert, dass die EKD-Synode im Herbst 2009 in Ulm tagen würde und angekündigt, dass er dort wieder dabei sein wolle. Stattdessen ist die Synode wieder zu ihm gekommen.